Toplantı Organizasyonu Nedir? Nasıl Yapılır?

Toplantı ağırlıklı olarak kurumsal hayatta duyulan bir kelime olsa da çeşitli davetler için de kullanılır. Birçok insanın belirli bir amaçla bir araya gelmesini sağlayan toplantı organizasyonu bilgi paylaşımı ve çözüm üretimi için oldukça efektiftir.

Çeşitli amaçlarla gerçekleştirilen toplantılar için konuya ve katılımcılara uygun alanlar tercih edilmelidir. Toplantı organizasyonu yaparken dikkat edilmesi gereken pek çok unsur bulunur. Doğru bir organizasyon için belirli adımları takip ederek amaca en uygun etkinliği düzenleyebilirsiniz.

İlginizi Çekebilir: Termal Havuz Nedir?

Toplantı Organizasyonu Nedir?

Kurumsal yaşamda adından sıklıkla bahsedilen toplantı nedir? Şirket veya bireylerin belirli bir amaç ile toplanarak iletişime geçtiği etkinliklere toplantı adı verilir. toplantı organizasyonları, farklı amaçlarla yapılabilir. Çeşitli konseptlerden oluşan toplantıların özel olarak planlanıp gerçekleştirilmesi gerekir. Katılımcıların etkilenmesi için son derece önemli bir etkinlik olan toplantılardan yüksek verim elde edilmelidir.

Toplantılar fikir alışverişi, bilgi paylaşımı, çözüm bulma, tanıtım ve anlaşma yapma gibi pek çok amaçla gerçekleştirilebilir. Toplantı organizasyonunu yapan şirketin özelliklerine uygun bir konsept belirlemek, katılımcılar üzerindeki etkiyi artırır. Toplantı organizasyonu, katılımcı sayısına uygun ferah alanlarda yapılmalıdır.

Büyük toplantılar için genellikle ferah konferans salonları bulunan oteller tercih edilir. Organizasyon bölümleri bulunan tesisler, risklerin minimize edilerek kusursuz bir toplantı yapılmasına olanak tanır. Toplantı organizasyonu, iş hayatında son derece büyük bir önem taşır.

Toplantı Organizasyonunun Önemi

Toplantı organizasyonları kurumsal yaşamın vazgeçilmezi haline gelir. Bir konunun temel alındığı toplantı organizasyonları, birçok açıdan faydalıdır. Sosyalleşmenin yanı sıra bilgi paylaşımı ve sorunların çözümüne olanak tanıyan toplantılar, farklı insanlarla bir araya gelmenize imkan tanır.

Toplantı organizasyonu için en önemli sebep bir konudur. Bu konu iş hakkında bir sorun veya bilgi de olabilir yalnızca çalışanların sosyalleşmesi de olabilir. Toplantılardan istenen verimin elde edilebilmesi için dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar bulunur. Toplantının amacını belirlemek en kritik adımdır. Amacın belirlenmesinin ardından organizasyon süreci planlanmaya başlanabilir.

Toplantı Organizasyonu Nasıl Yapılır?

Toplantı organizasyonları birçok farklı türden oluşur. Seminer, şirket yemeği, ürün lansmanı ve bayi toplantısı başta olmak üzere çeşitli toplantı organizasyon biçimleri vardır. Toplantı organizasyonunun sorunsuz bir şekilde yapılabilmesi için takip etmeniz gereken adımlar şu şekilde olmalıdır:

• Toplantının türü belirlendikten sonra organizasyon için bütçe planlaması yapılmalıdır. Bütçe planlaması, bütün organizasyonu etkileyen bir adımdır.
• Bütçe hazırlığının ardından katılımcı sayısı belirlenmeli ve kimlerin katılacağına karar verilmelidir.
• Toplantı tarihi ve saati belirlendikten sonra katılımcılar için en uygun konum ve mekan seçimi yapılmalıdır. Mekan seçiminde konferans salonunun büyüklüğü ve özellikleri göz önüne alınmalıdır.
• Organizasyonda etki edecek dekoratif araçlar, elektronik ekipmanlar ve ikramlar belirlenmelidir. Bu süreç için tercih ettiğiniz tesisin organizasyon bölümü ile anlaşarak riskleri minimize edebilirsiniz.
• Tarih, yer ve katılımcılar belirlendikten sonra davet metni hazırlanarak kişilere ulaşılmalıdır.
• Katılımcılar için toplantı ve konuya uygun küçük materyaller hazırlanmalıdır.
• Ulaşım aşaması koordine edilerek katılımcılara kolay ulaşım olanağı sağlanmalıdır.
• Şehir dışından katılacak kişiler için konaklama planlaması yapılmalıdır.

Toplantı Öncesi Hazırlıklar

Toplantı yönetimi iş yaşamı için son derece önemlidir. Farklı amaçlara yönelik toplantı organizasyonlardan önce yapılması gereken bazı hazırlıklar bulunur. Toplantı öncesi yapılacak hazırlıklar şu şekilde sıralanabilir:

• Toplantının türüne karar verilmesi, organizasyonun planlama ve yürütmesinde büyük önem taşır. Toplantı türüne ve katılımcılar hakkında detaylı bilgi edinilmesi süreci kolaylaştırır.
• Katılımcılar ile kimin hangi yol aracılığı ile iletişime geçileceği belirlenmelidir. İlgili departmanın seçtiği iletişim yöntemine uygun bir davet hazırlığı yapması gerekir.
• Organizasyonun yapılacağı konum ve mekan seçimi, organizasyon türüne ve katılımcı sayısına uygun olmalıdır. Toplantı için uygun mekanlar incelenerek detaylı bilgi edinilmelidir. Toplantı için rezervasyon yapıldıktan sonra davet için açık adres paylaşılmalıdır.
• İş yaşamında zaman çok değerlidir. Toplantının tarihi ve saati net bir şekilde belirlenmelidir. Tahmini toplantı süresi hakkında katılımcılar bilgilendirilmelidir. Toplantı salonunun belirlenen tarih ve saatte uygun olup olmadığına kesinlikle dikkat edilmelidir.
• Katılımcı kişi ve şirketlerin belirlenen tarihlerde uygun olması gerekir. Toplantı için kritik kişilere uygun bir tarih seçilmesi son derece önemlidir.
• Uzun süren organizasyonlarda katılımcıların dinlenebilmesi ve odaklarını toplayabilmesi için ara verilmelidir. Aranın hangi saatler arasında kaç dakika verileceği belirlenmelidir. Mola esnasında davetlilere ikram edilecek yiyecek ve içeceklerden oluşan özel bir menü oluşturulmalıdır. Menünün hijyenik koşullarda, herkese hitap eden yiyecek ve içeceklerden oluşması gereklidir.
• İkramların hazırlanma ve servis edilme süreçleri net bir şekilde belirlenmelidir. Servis yapacak kişiler ile iletişim kurulmalı, katılımcı sayısına uygun personel hazır hale getirilmelidir.
• Toplantı öncesi veya sonrası farklı bir etkinlik yapılıp yapılmayacağı da son derece önemlidir. Yapılacak etkinlik hakkındaki detaylar belirlenerek programlanmalıdır.
• Toplantı organizasyonunun bütçesi, şirket tarafından belirlenen gider bütçesine uygun şekilde planlanmalıdır. 

Toplantı Organizasyonu için Otel Seçimi

Toplantı organizasyonunun sorunsuz ve planlandığı biçimde gerçekleştirilebilmesi için doğru otel seçimi yapılmalıdır. Otel seçimi yapılırken toplantı mekanını yakından görmeniz gerekir. Katılımcı sayısına uygun kapasiteden oluşan ferah bir alan seçmek son derece önemlidir.

Şirket ve belirlenen konuya uygun bir konsept seçmek, katılımcıların odaklanmasına yardımcı olur. Pek çok insanın uzun süre aynı ortamda bulunacağını göz önüne alarak havalandırma ve hijyen gibi detaylara dikkat edilmelidir.

Toplantı mekanında gerçekleştireceğiniz sunum için uygun mikrofon, ses sistemi, kamera, ışıklandırma ve projeksiyon gibi donanımların bulunması gerekir. Bu donanımlar, toplantı öncesi kontrol edilmelidir.

Organizasyon yapacağınız otel, davetlilerin kolay ve sorunsuz bir şekilde ulaşabileceği bir konumda olmalıdır. Konumun yanı sıra tesisin organizasyon hizmetleri ve ikram seçeneklerine de dikkat edilmelidir. Farklı seçeneklerden oluşan bir ikram menüsü bulunması, toplantının etkileyiciliğini artırmanıza yardımcı olur.

İlginizi Çekebilir: Afyon’da Gezilecek Yerler

Toplantı Organizasyonunun Maliyetleri

Toplantı organizasyonu yapılırken belirlenmesi gereken ilk unsur bütçe planlamasıdır. Bütçe planlaması şirket ve organizasyon için oldukça önemlidir. Toplantı için planlanan bütçeye uygun bir organizasyon yapmanız gerekir.

Organizasyon maliyetinin belirlenmesinde birçok unsur bulunur. Bütçe planlamasında konferans salonunun büyüklüğü, katılımcı sayısı, toplantı sonrası organizasyon, ikramlar ve donanımlar gibi pek çok etken yer alır.

Yapmak istediğiniz toplantı için maliyet belirlerken katılımcı sayısı ve organizasyonel özellikleri göz önüne alarak tahmini bir bütçe oluşturmanız ve bütçeye sadık kalmaya özen göstermeniz gerekir.

Oruçoğlu Termal Otel’de Toplantı Organizasyonunuzu Yapın

Afyon Toplantı Otelleri arasında yer alan Oruçoğlu Termal Otel, birbirinden farklı büyüklüklerden oluşan davet salonları ile toplantılar için ideal bir seçim olarak öne çıkıyor. Toplantı, düğün, eğitim, seminer gibi farklı organizasyonlar için kullanabileceğiniz termal otelde Atrium, Abaküs, Defne, Rose ve Odean isimli salonlar bulunur.

Tesisin etkinlik salonları farklı büyüklüklere ve kapasitelere sahiptir. Atrium 500 kişi, Odeon 80 kişi, Defne 50 kişi, Rose ve Abaküs ise 30 kişilik kapasitesi ile çeşitli gruplara uygundur.

Herkese hitap eden özellikleri ile öne çıkan davet ve toplantı salonları, elverişli yapıları ile göze çarpar. Birey, şirket ve aile organizasyonlarına uygun yapıdan oluşan salonlar tam donanımlı yapılardan oluşur.

Oruçoğlu Termal Otel’de yer alan toplantı salonlarını inceleyerek ihtiyacınıza en uygun alanı bütçe dostu fiyata kiralayabilir, kusursuz organizasyonlar yapabilirsiniz.